Automatyzacja procesów biznesowych w firmie – od czego zacząć?

Czym jest automatyzacja? To proces zastępowania manualnych działań nowoczesnymi technologiami, które wykonują zadania szybciej i bardziej precyzyjnie. W artykule omówimy, jak wdrożyć pierwszą automatyzację w firmie i dlaczego automatyzacja jest rozwiązaniem, które pomaga przedsiębiorcom poprawić jakość pracy i zwiększyć konkurencyjność. Przeczytaj nasz artykuł, aby dowiedzieć się:

• Co można automatyzować w firmie.
• Od czego zacząć automatyzację firmy, aby automatyzacja się opłacała - analiza czynności w firmie.
• Jakie kroki podjąć, żeby Twoje przedsiębiorstwo było przygotowane na automatyzację procesów biznesowych firmy.
• Jak wdrożyć automatyzację w firmie i skąd brać pomysły na automatyzację.

Co na pewno możesz zautomatyzować w swoim biznesie?

W niemal każdej firmie istnieje wiele procesów, które można zautomatyzować, aby zoptymalizować pracę i zwiększyć efektywność działań. Tak naprawdę to co automatyzujemy, zależy od tego czym dokładnie zajmuje się dane przedsiębiorstwo. Na przykład w firmie marketingowej najbardziej czasochłonnym procesem może być obsługa klienta, a w księgowości rozliczanie faktur czy tworzenie raportów i zestawień finansowych. Istnieją jednak procesy, które pojawiają się w każdej firmie, czy tego chcemy czy nie.

Przeczytaj naszą listę najpewniejszych pomysłów na automatyzację, które sprawdziły się u naszych klientów, realnie podnosząc ich efektywność w biznesie:

Obszar obsługi klienta – wykorzystaj sztuczną inteligencję

Czy ten najbardziej "ludzki" aspekt Twojego biznesu nadaje się do zautomatyzowania? Oczywiście, że tak! Z użyciem sztucznej inteligencji jesteśmy w stanie tworzyć wirtualnych asystentów w formie chatbotów na Twojej stronie internetowej (np. w celu automatyzacji customer onboardingu), którzy będą wspierać dział obsługi klienta w codziennej pracy! W dzisiejszym świecie stworzenie własnego asystenta AI wymaga jedynie wyboru odpowiednich narzędzi i konfiguracji rozwiązania. Takie systemy AI analizują zapytania klientów w czasie rzeczywistym, dostarczając szybkie i trafne odpowiedzi, co zwiększa satysfakcję użytkowników.

Automatyzacja tworzenia umów i ofert

Automatyzacja firmy w administracji i sprzedaży jest jednym z najpopularniejszych kierunków optymalizacji przedsiębiorstw. Takie działania pozwalają znacząco przyspieszyć procesy biznesowe i ominąć powtarzalne czynności. Dzięki systemom opartym na sztucznej inteligencji i algorytmach przetwarzania dokumentów możemy generować spersonalizowane umowy oraz oferty, które oparte będą na Twoich szablonach i wybranych przez Ciebie danych. Dodatkowo możesz skorzystać z różnych narzędzi, takich jak edytory dokumentów zintegrowane z CRM, które umożliwią automatyczne uzupełnianie danych, eliminując błędy i przyspieszając finalizację transakcji.

Sprawdź tutaj, jak mogłaby wyglądać automatyzacja ofertowania w Twojej firmie.

Optymalizacja rekrutacji i procesów HR dzięki automatyzacji

Nowoczesne systemy AI mogą selekcjonować dla Ciebie kandydatów poprzez automatyczną analizę CV. Mapowanie kluczowych etapów rekrutacji pozwala zidentyfikować obszary do usprawnienia. Wdrażaliśmy już takie rozwiązania jak automatyczne planowanie rozmów kwalifikacyjnych, systemy do zarządzania CV czy automatyzacje nadawania dostępów (zobacz realizację). Cyfrowe narzędzia do automatyzacji przyspieszają także onboarding, automatycznie generując umowy i dokumenty. Wdrożenie nowoczesnych rozwiązań pozwoli Ci oszczędzać czas i zwiększać efektywność zespołu HR.

Automatyzacja procesu windykacji

Nowoczesne narzędzia do automatyzacji pozwalają usprawnić monitorowanie płatności i zarządzanie należnościami. Od czego zacząć automatyzację powtarzalnych czynności w windykacji? Zacznij od zoptymalizowania codziennej pracy Twojego działu finansowego, wdrażając automatyzację wysyłania przypomnień o zaległościach. W późniejszych etapach możesz także generować raporty, automatycznie analizować dane oraz wysyłać wygenerowane wezwania do zapłaty.

Dashboardy i automatyzacja raportowania

Automatyzacja raportowania w firmie pozwala na szybkie gromadzenie, analizowanie i prezentowanie danych w czasie rzeczywistym. Najbardziej podstawowa automatyzacja z tego obszaru umożliwia generowanie cyklicznych raportów i prezentowanie ich w interaktywnych dashboardach, co przyspiesza procesy podejmowania decyzji. Korzyści dla firm są ogromne – mniejsze ryzyko błędów, oszczędność czasu i łatwiejszy dostęp do kluczowych informacji. Automatyczne raportowanie przyczynia się do zwiększenia efektywności u wielu naszych klientów!

‍

Automatyzacja procesów – od czego zacząć, aby realnie podnieść efektywność w firmie?

Optymalizację procesów biznesowych w firmie powinieneś/-aś zacząć od zidentyfikowania obszarów, które mają największy potencjał do poprawy. Zazwyczaj na początku współpracy, eksperci od automatyzacji zaproponują Ci stworzenie tzw. mapy procesów. Ale czym jest mapowanie procesów i jak realnie przekłada się na automatyzację procesów w firmie? Oraz jaka jest rola ekspertów od automatyzacji na etapie mapowania procesów? Na te pytania odpowiemy poniżej!

Mapowanie procesów w firmie

Takie działanie polega na szczegółowym rozpisaniu każdego etapu danej czynności, aby zidentyfikować momenty, które można zoptymalizować. Najlepiej jest zrobić w to w formie graficznej, aby pomóc Twojej firmie i zespołowi lepiej zrozumieć strukturę procesów. Na przykład, w przypadku ofertowania, mapę procesów powinniśmy zacząć od opisania każdego kroku: od momentu, gdy klient zgłasza zapytanie, przez przygotowanie wstępnej oferty, aż po wysłanie jej do klienta i ewentualną negocjację warunków. Ważne jest, aby określić, jakie osoby biorą udział w poszczególnych etapach – np. dział sprzedaży, dział finansowy, a także managerowie.

Następnie warto przeanalizować, które z tych etapów są najbardziej czasochłonne i narażone na błędy, np. ręczne wprowadzanie danych klienta do systemu, kalkulowanie cen czy przygotowanie oferty w formacie PDF. Mapowanie procesów pozwala zatem na precyzyjne określenie najbardziej czasochłonnych i kosztownych procesów.

Rola ekspertów od automatyzacji

Specjaliści od automatyzacji pełnią kluczową rolę na etapie mapowania procesów. Ich zadaniem jest dokładne przeanalizowanie istniejących procesów, zidentyfikowanie potencjału do automatyzacji oraz zaproponowanie najbardziej odpowiednich rozwiązań technologicznych. Dzięki ich wiedzy i doświadczeniu, firma może od razu wybrać narzędzia do automatyzacji, które najlepiej pasują do jej specyfiki i potrzeb. Jeśli od razu, nawet przy wdrożeniu prostych automatyzacji w firmie, skorzystasz z pomocy specjalistów, może się okazać, że pozwoli Ci to zaoszczędzić czas i pieniądze na ewentualnych poprawkach. Przy takim planowaniu ważna jest znajomość operacji różnych działów w firmie, aby podejść do architektury systemów całościowo i wybrać odpowiednie narzędzia do automatyzacji.

‍

Jak przygotować się do automatyzacji procesów biznesowych w firmie?

Jeśli już wiesz, które procesy w Twoim przedsiębiorstwie chcesz zautomatyzować, zapewne zastanawiasz się od czego zatem zacząć. Nadszedł czas na konkretne kroki. Zbuduj fundamenty i zacznij wdrażać automatyzację!

Zastanów się, czy posiadasz kompetencje w Twojej firmie, czy powinieneś oddać wdrożenie automatyzacji innemu przedsiębiorcy

Przed podjęciem decyzji o tym, czy automatyzować procesy wewnętrznie, warto dokładnie ocenić zasoby swojej firmy. Jeśli masz w zespole osoby z doświadczeniem w integracji narzędzi, mapowaniu procesów czy programowaniu, wdrożenie automatyzacji może być możliwe we własnym zakresie. Ważne jest, aby posiadać odpowiednie kompetencje techniczne oraz czas na realizację projektu. Jeśli zdecydujesz się na skorzystanie z wewnętrznych zasobów, możesz zacząć od drobnych usprawnień, aby posiadać pełną kontrolę nad wprowadzanymi optymalizacjami. Jednak jeśli nie masz takich zasobów lub zespół nie dysponuje odpowiednią wiedzą, warto rozważyć wyoutsourcowanie automatyzacji do specjalistycznej agencji, która pomoże Ci przeprowadzić proces bez ryzyka błędów.

Wybierz odpowiednią agencję, która może pomóc Twojej firmie

Jeśli zdecydujesz się na współpracę z zewnętrzną agencją, sprawdź czy jej zespół wie jak wdrożyć automatyzacje procesów biznesowych. Zwróć uwagę, czy agencja posiada doświadczenie w pracy z procesami podobnymi do tych, które chcesz zautomatyzować. Sprawdź, czy oferują pełne wsparcie, w tym mapowanie czynności, dobór odpowiednich narzędzi i ich integrację z systemami IT. Ponadto, upewnij się, że agencja przestrzega praw i zasad przetwarzania danych osobowych oraz dostarcza informacji o przysługujących prawach i zasadach przetwarzania tych informacji - pamiętaj to Ty jesteś administratorem danych wprowadzonych do formularza twojej administracji, więc zrób wszystko żeby te dane były bezpieczne. Automatyzacja jest bezpieczna tylko wtedy, kiedy dostawca usług zna się na cyberbezpieczeństwie i na tej podstawie wybierze odpowiednie narzędzia do automatyzacji procesów.

Przygotuj się na spotkanie z agencją – zbierz swoje pomysły i listę powtarzalnych czynności

Przygotowanie do spotkania z agencją jest kluczowe dla sukcesu całego procesu automatyzacji. Zanim umówisz się na rozmowę, sporządź dokładny opis procesów, które chciałbyś zautomatyzować w firmie, oraz zestawienie problemów, które chcesz rozwiązać. Warto również przygotować dane dotyczące kosztów oraz czasu poświęcanego na te czynności w firmie. Dzięki temu osoba odpowiedzialna za projekt w agencji będzie mogła już na pierwszym spotkaniu określić orientacyjny czas realizacji oraz przybliżoną cenę stworzenia automatyzacji.

Jeśli jednak nie wiesz, od czego zacząć, co jest najbardziej czasochłonne, generuje błędy i koszty, i nie masz pewności, jak podejść do automatyzacji, kluczowe będzie przeprowadzenie audytu procesów w firmie. Taki audyt pomoże zidentyfikować obszary, które wymagają optymalizacji oraz wskaże, które procesy mogą zostać zautomatyzowane, a które warto pozostawić w tradycyjnej formie. Dzięki temu podejmiesz świadomą decyzję o tym, które czynności rzeczywiście warto automatyzować, co pozwoli na maksymalizację korzyści z wdrożenia automatyzacji. Firmy zajmujące się automatyzacją mogą wesprzeć Cię w analizie i stworzeniu mapy procesów, na podstawie której zaplanujesz działania automatyzujące. Zastanów się, czy myślisz nad wdrożeniem prostych automatyzacji, które nie wymagają analizy czynności w firmie, czy jednak chcesz zrobić poważniejsze optymalizacje wymagające audytu od zewnętrznego przedsiębiorstwa.

Podziel pracę na etapy – zacznij od wdrażania prostych automatyzacji

Aby uniknąć zakłóceń w codziennej pracy Twojego zespołu, możesz podzielić proces automatyzacji na etapy. Zaczynając od najbardziej czasochłonnych i kosztownych procesów, będziesz mógł stopniowo wprowadzać zmiany, które będą miały największy wpływ na poprawę efektywności. Podzielenie pracy na etapy umożliwi również lepsze zarządzanie projektem oraz monitorowanie postępów. Pamiętaj – każda dobrze dobrana automatyzacja zwiększa efektywność, ale warto poświęcić czas na analizę jej zasadności.

Czasami lepiej wybrać gotowe narzędzia – kiedy nie automatyzować?

Choć automatyzacja procesów biznesowych ma ogromny potencjał w zakresie oszczędności czasu i zasobów, nie zawsze warto wdrażać ją na własną rękę. Automatyzacja sprawdza się najlepiej w przypadku czynności, które są powtarzalne, czasochłonne i narażone na błędy. Jednak w sytuacji, gdy procesy w Twojej firmie są wyjątkowo zróżnicowane lub niestandardowe, wdrożenie automatyzacji może okazać się zbyt kosztowne i skomplikowane. W takich przypadkach lepszym rozwiązaniem może być wybór gotowych narzędzi, które umożliwiają przyspieszenie skomplikowanych procesów. Warto także zastanowić się, czy inwestycja w pełną automatyzację procesów przyniesie realne korzyści, czy też może wpływ na automatyzację będzie marginalny. Pamiętaj więc, że automatyzacja polega na realnym usprawnianiu, a nie ślepym podążaniu za biznesowymi trendami.

Chcesz wdrożyć automatyzację procesów w firmie pod okiem ekspertów?

Skontaktuj się z nami – dowiedz się czym jest optymalizacja procesów biznesowych i jakie możliwości ma automatyzacja w Twoim przedsiębiorstwie, a także zobacz jak zmapować Twoje procesy. Podpowiemy Ci od czego zacząć optymalizację, a jeśli zechcesz – wprowadzimy automatyzację w Twojej firmie za Ciebie!

‍